Comment bien choisir son logiciel de pointage ?

La mise en place d’une pointeuse badgeuse dans une entreprise est le fruit d’une réflexion sur les capacités techniques de l’appareil, mais pas uniquement.

Un logiciel adapté aux contraintes et au contexte de travail de la société doit être choisi avec minutie.

Sur quels critères se baser pour faire le bon choix de pointeuse ?
Nos conseils sur la question.

Les éléments à prendre en compte

Les logiciels de pointeuses-badgeuses présentent des niveaux de performance différents, en raison de l’utilisation qui sera faite du matériel. Si vous souhaitez procéder au choix le plus en résonance avec votre situation, des éléments de fonctionnalités sont à prendre en considération.

Les horaires

• Fixes ou variables ? Les horaires variables se différencient des fixes par la mise en place d’un laps de temps variable entre l’arrivée le matin et le départ en fin de journée. Dans le cas de ce type d’horaires, des heures excédentaires seront comptées par le logiciel.
• Horaires d’équipes ? Si votre activité repose sur une organisation par équipe, le logiciel devra alors prendre en compte l’arrivée et le départ de chacun des membres via un système d’auto-reconnaissance. Tous les logiciels ne remplissent pas forcément cette fonction, seulement les plus développés.
• Horaires de nuit ? Si vous travaillez dans un secteur où vos salariés exécutent du travail de nuit, choisissez le logiciel qui prend en compte de telles plages, car ils ne le font pas tous systématiquement.

Les pauses

Les pauses peuvent être gérées de façon différentes : payées ou non payées ? variables ou fixes ? au réel ou forfaitaires ? Vous devez vérifier au préalable que le logiciel pourra traiter les pauses selon votre organisation.

Les heures supplémentaires

Les logiciels de pointage ne peuvent comptabiliser des heures supplémentaires à cheval sur deux mois. Elles ne pourront donc être comptabilisées et transmises au service comptable que le deuxième mois.

Les jours de RTT

Certains logiciels permettent de prendre en compte les prises de jours de RTT.

Les absences

Les absences au travail sont les plages horaires durant lesquelles l’employé n’est pas à son poste alors qu’il est supposé l’être. Ces absences peuvent être liées à des congés maternité ou paternité, des déplacements en mission…Certains logiciels haut de gamme permettent à l’employé qui s’absente par exemple en cours de journée d’indiquer le motif de son départ (maladie). Pour ce type, de fonctionnalités, recherchez plutôt des logiciels haut de gamme.

Lien avec la gestion de la paie

Pour optimiser votre process de travail et de comptabilité, des logiciels plutôt haut de gamme offrent comme fonctionnalité de pouvoir transmettre directement les données relatives au temps de travail au logiciel de paie.

Dispositif multiple et consultation

Si vous désirez que votre personnel puisse avoir accès aux informations de pointage le concernant, là encore un matériel plutôt haut de gamme sera requis, car c’est une fonction que tous les logiciels n’assurent pas nécessairement.

Par ailleurs, vous pouvez être amené à avoir besoin de plusieurs bornes de pointage sur un même site. Dans ce cas, assurez-vous auprès du fournisseur que le logiciel est suffisamment performant pour gérer de multiples badgeuses.

Qu’attendre du fournisseur ?

Une fois ces différents aspects abordés, vérifiez ensuite auprès du prestataire qu’il assurera bien certains services comme :

• Le dépannage du matériel, avec une hot line mise à disposition
• La maintenance
• La mise à jour du logiciel
• La formation à l’utilisation du matériel
• La garantie de remplacement du matériel défectueux

Choisir le bon logiciel de pointage n’est donc pas le fruit du hasard mais bien celui d’une réflexion en amont, d’un audit sur la situation existante et de la définition des besoins actuels et futurs.

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